Cobrar pacientes em psicologia é uma tarefa difícil. Muitas barreiras podem impedir o pagamento, incluindo estresse financeiro, confusão ou discrepâncias, cobranças excessivas e esquecimento. Mas, mesmo que esses erros sejam compreensíveis, ter de cobrar pacientes em Psicologia sempre causa uma dor de cabeça no ciclo de faturamento e, em última análise, afetam os resultados financeiros.
A boa notícia é que os atrasos nos pagamentos não estão totalmente fora de controle. O Psicólogo pode superar todas essas barreiras com a aplicação de alguns conceitos simples, éticos, eficazes e que ajudarão a receber pagamentos mais pontuais.
Em vez de levar horas de trabalho adicional para serem implementadas, muitas dessas estratégias exigem apenas pequenos ajustes na forma como a prática funciona.
Envie lembretes
Antes de cobrar um pagamento atrasado, é importante lembrar o paciente de suas dívidas, seja por email ou correio normal. Cerca de 36% das pessoas preferem receber lembretes de atrasos de pagamento por e-mail.
O envio de lembretes de pagamento não apenas incentivará o paciente a pagar, mas também servirá como prova de que ele estava ciente de sua responsabilidade. Os lembretes de pagamento informam sobre o serviço que ele recebeu e o valor devido.
Ofereça descontos
Muitos dos pacientes podem estar atrasando o pagamento porque não conseguem pagar suas contas integralmente. Eles também podem estar esperando até o próximo contracheque para cuidar do aluguel, das contas e dos mantimentos. Portanto, pode-se oferecer aos pacientes um plano no qual consigam pagar suas contas gradualmente e ao longo de vários meses.
No entanto, em vez de começar com a maior quantia em dinheiro como primeiro pagamento, é melhor começar com uma quantia menor, mediante descontos. Se o Psicólogo for capaz de demonstrar compreensão em momentos de necessidade, conseguirá manter sua base de pacientes intacta e a consciência limpa.
Ofereça várias opções de pagamento
Além de ser claro em todas as comunicações sobre como o paciente deve pagar pelas sessões de terapia, é importante também oferecer mais de uma forma de pagamento. Códigos QR, pagamentos online e soluções mais modernas como o PayPal garantirão que paciente tenha uma opção de pagamento.
A tarefa de aprender novas tecnologias é uma barreira por si só, portanto, ao oferecer opções familiares, o Psicólogo consegue aumentar suas chances receber um pagamento.
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Ofereça um parcelamento
Oferecer descontos por pagamentos atrasados é uma estratégia que pode ajudar a resolver pendências financeiras de maneira amigável e eficiente, incentivando os pacientes a quitar suas dívidas.
Permita que os pacientes parcelem suas dívidas, tornando mais fácil gerenciarem os pagamentos. Determine critérios claros para quem pode se beneficiar do desconto. Pode ser para pacientes com histórico de atrasos repetidos ou para aqueles que estão enfrentando dificuldades financeiras momentâneas.
Defina uma data limite razoável para que o paciente aproveite o desconto. Isso cria um senso de urgência e incentiva o pagamento rápido. Mas, também esteja disposto a adaptar o desconto ou o prazo, caso o paciente demonstre que precisa de mais tempo ou de uma redução maior.
Solicite educadamente o pagamento
Ao entrar em contato com pacientes sobre pagamentos atrasados, é fundamental saber que ainda não se conhece as circunstâncias da inadimplência. Ao abordar o paciente pela primeira vez, é importante dar o benefício da dúvida. Gentilmente, o Psicólogo deve lembrar o paciente de que o pagamento está atrasado e oferecer-lhe uma última chance de pagar antes de incorrer em multas por atraso.
Se um paciente não responder aos pedidos de pagamento, o Psicólogo pode ligar para ele. Um telefonema será mais direto e permitirá que se tenha um diálogo aberto sobre a situação.
Faça uma sessão de ajuste de contas
Marque uma sessão específica para discutir questões financeiras e resolver quaisquer dívidas pendentes. Explique que a sessão é para discutir assuntos financeiros e buscar uma solução que funcione para ambas as partes.
Comece a conversa reconhecendo que imprevistos financeiros acontecem e expressando sua disposição para encontrar uma solução. Apresente os detalhes da dívida de forma clara, objetiva e use termos simples para garantir que o paciente entenda a situação financeira.
Em seguida, discuta alternativas de pagamento, como parcelamento, descontos por pagamento à vista, ou ajustamento temporário das taxas. Esteja aberto a negociar prazos e condições, mostrando flexibilidade dentro dos seus limites profissionais e financeiros.
Palavras finais
Com a tecnologia ajudando na adaptação de novos desafios, é fundamental aproveitar esses recursos e atender aos desejos e necessidades dos pacientes. Contudo, uma forma de reduzir o problema de inadimplência é pedir aos pacientes que paguem adiantado. Isso eliminará quaisquer possíveis problemas de falta de pagamento. Também é possível cobrar uma porcentagem adiantada em vez de solicitar o pagamento integral.
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